Acesso seguro às informações e documentos
1 de dezembro de 2016 No Comments Gestão de Documentos,Segurança Michele Regina Neinas

Sua empresa ou cooperativa ainda depende de envio de malote quando precisa compartilhar uma informação confidencial para outras filiais? Se a resposta for sim, saiba que estes processos andam retrógrados e certamente podem comprometer a segurança de documentos importantes. Mas, qual o procedimento ideal para realizar esta atividade de forma ágil e segura?

Como garantir acesso seguro às informações de todas as unidades da empresa

O primeiro passo seria adotar a política de digitalizar o documento e enviar por e-mail. Porém, esta atividade em si expõe os dados para a pessoa que fará todo o processo. Concluído o procedimento, ao enviar o arquivo para o responsável que precisa compartilhar o dado, a informação ficará salva nos itens enviados do seu e-mail e salvo na conta de e-mail do receptor da mensagem, que pode facilmente ser acessado por terceiros. Isso torna o tráfego da informação uma cadeia, onde todos devem ter o cuidado com seu documento confidencial ou ele estará em perigo.

O ideal para estes casos, seria um sistema com login e senha de acesso aos colaboradores/executivos, com permissões previamente estabelecidas. Sendo possível consultar a informação/documento de todas as unidades da empresa ou cooperativa, estando em qualquer lugar. Ficam armazenados todas as revisões e alterações anteriores feitas pelo último usuário que usou o documento.

Esta solução já existe e está disponível no sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, Digitaldoc. Um software de gestão de documentos traz segurança, agilidade e facilidade na pesquisa permitindo o acesso simultâneo do documento às pessoas autorizadas. Além disso é possível compartilhar informações importantes com todos os usuários conforme permissões de acesso.

Com o uso de uma ferramenta GED é possível otimizar o tempo, melhorar os processos e  a comunicação interna de forma segura, garantindo agilidade na troca de informações, aumentando assim a produtividade e lucratividade.

Conheça mais sobre o Digitaldoc, acesse http://www.digitaldoc.com.br/

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