Como uma solução GED facilita a gestão pública?
21 de novembro de 2016 No Comments Gestão de Documentos,Segurança,Transparência Nerisson Leonhart

A gestão pública é uma das áreas nas quais os profissionais devem prestar mais atenção ao armazenamento de suas informações, bem como na qualidade da segurança desse imenso (e intenso) volume de dados. Assim, buscar uma estratégia moderna, que alie segurança com agilidade e mobilidade, atualmente, é uma necessidade que muitos setores do poder público ainda se veem em busca, sem saber que uma solução GED é a melhor alternativa para tanto!

Por isso, vamos conferir, no post de hoje, as principais soluções de GED que podem tornar a gestão pública em um processo muito mais eficaz, seguro e ágil no dia a dia. Acompanhe.

Os principais desafios da gestão pública

Lidar com toda uma população é tarefa para poucos: exige um esforço contínuo e constante desenvolvimento, uma vez que a evolução é um dos motes que deveriam nortear todas as áreas de atuação do setor.

Nisso, podemos considerar que os grandes desafios da gestão pública estão concentrados em:

Oferecer um atendimento de qualidade ao cidadão

Bons resultados. É isso que toda gestão pública deve oferecer aos seus cidadãos, e essa meta só pode ser alcançada se toda informação armazenada e buscada estiver à mão dos funcionários.

Garantir uma gestão mais participativa

Descentralizar o poder, de maneira que todos possuam autonomia de trabalho é fundamental para que a gestão pública funcione de maneira harmônica, equilibrada e justa.

Uma solução em GED, por exemplo, permite que a rotina de trabalho seja definida de maneira que cada setor possua acesso às informações e dados relevantes à conclusão do seu trabalho, sem que a burocracia e limitações de acesso esbarrem no caminho.

Isso agiliza processos, facilita o trâmite e traz mais satisfação pessoal a cada colaborador, que passa a se desenvolver mais em seu meio de trabalho.

As vantagens de uma solução GED na gestão pública

Como vimos, alguns dos desafios diários da área pública podem ser minimizados com uma solução GED. Mas isso não é tudo, afinal de contas, a população pode se beneficiar, também, com essa alternativa moderna.

A começar pelo acesso à informação, que nada mais é do que um direito do cidadão previsto em lei.

O que é a Lei de Acesso à Informação?

A Lei de Acesso à Informação (nº 12.527/2011) é um reforço à transparência que o governo tem com os cidadãos.

Nela, está previsto que os órgãos públicos devem assegurar acesso por direito às informações públicas, desde que resguardem a intimidade dos cidadãos e que essas não ofereçam riscos à segurança da sociedade ou do Estado.

E como uma solução GED se aplica a isso? Simples! A informação digitalizada pode ser processada com mais facilidade, buscada de maneira desburocratizada e, ainda, checada por quem tiver direito a visualizar tais arquivos.

Indispensável dizer no quanto isso seria benéfico para todas as esferas de atuação, não é mesmo?

Outras vantagens de uma solução GED na gestão pública

Além do auxilio imediato ao acesso à informação, uma solução GED pode trazer mais facilidade de acesso, de conservação de toda a propriedade intelectual da cidade e recuperação de documentos que, atualmente, só existem em papel.

Esse é o caso de formulários, cadastros imobiliários, desenhos técnicos e mapas, entre uma infinidade de outros documentos públicos. Isso sem falar que, todo esse volume digitalizado e integrado em uma solução GED, pode tornar toda a rotina mais descomplicada com outras vantagens, como:

  • Possibilidades ilimitadas para indexar e localizar documentos;
  • Qualidade no atendimento ao cidadão, com resoluções rápidas às suas solicitações;
  • Agilidade nas transações físicas ou virtuais;
  • Automatização de processos, aumentando a produtividade da equipe;
  • Redução de custos fixos (como cópias, toners, impressões e manutenção);
  • Mobilidade amplificada, com acesso à informação de qualquer lugar, a qualquer hora;
  • Melhor aproveitamento do espaço físico;
  • Mais segurança aos documentos;
  • Organização maior dos espaços e de toda a documentação;
  • Redução no risco de perda ou extravio de documentos.

Como vimos, essas são qualidades mais que bem-vindas não apenas nos órgãos públicos, como em todos os setores de atuação privado também, não é mesmo?

Para saber um pouco mais sobre como uma solução GED pode ser o diferencial da gestão pública, entre em contato com um especialista da Digitaldoc e até a próxima.

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