Por que os projetos de GED fracassam?
19 de setembro de 2016 No Comments Gestão de Documentos,Produtividade Ricardo Sorrenti

Ajustar o rumo do seu negócio para onde os bons ventos de oportunidades sopram é o grande desafio de gestores, e isso envolve, muitas vezes, uma completa reformulação nos processos organizacionais, como é o caso dos projetos de GED.

Entretanto, entre a idealização e a execução existe um longo caminho, cujo sucesso não depende, exclusivamente, dos projetos de GED, mas da colaboração de todos os envolvidos.

Essa falta de alinhamento pode ser uma das causas pelas quais os projetos de GED fracassam. Para minimizar esse risco, nós reunimos os principais motivos que frustram o sucesso da sua empreitada — e preparamos algumas dicas de como contorná-los. Confira!

Falta de planejamento

Este é um dos principais motivos que costumam desafiar os gestores, ao implantarem projetos de GED na sua rotina corporativa. Afinal de contas, como dissemos no início, desejar a mudança não é o suficiente.

Projetos de GED demandam tempo para serem planejados e, enfim, tomarem forma na realidade da sua empresa. Por isso, um planejamento adequado é fundamental.

Antes de iniciar a implantação de projetos de GED na sua empresa, portanto, algumas questões devem ser levantadas, como:

  • De que maneira essa solução vai se encaixar nas necessidades do negócio?
  • Quanto tempo necessito para fazer a transição?
  • Como a rotina das equipes será impactada?
  • Quais serão os desafios dessa implantação?

Assim, é possível blindar essa mudança em relação a uma série de obstáculos no percurso. Mobilize a sua equipe para que todos compreendam como a transformação é importante para o sucesso da empresa. Isso é fundamental!

Ausência de alinhamentos

Quando iniciados, os projetos de GED que não estão em completa harmonia com os colaboradores responsáveis tendem a ser desafiadores. Por isso, antes de implementá-los, cada pessoa deve estar ciente de suas responsabilidades e saber como lidar com elas.

Comprometimento, portanto, é a palavra-chave para que os projetos de GED se desenhem tão harmoniosamente quanto uma orquestra. Cada membro é fundamental e, por isso, cabe ao gestor identificar a melhor maneira de fazer a transição.

Capacitação inadequada dos colaboradores

Além de uma conversa transparente a respeito dos projetos de GED a serem implantados, a capacitação e treinamento são outras partes elementares de toda essa equação — e muitas vezes ignoradas pelas empresas.

Afinal de contas, estamos falando de processos mais ágeis, que trarão mais tempo de produtividade à empresa, bem como mais segurança à sua propriedade intelectual. Logo, é compreensível que uma adaptação seja não apenas bem-vinda, mas necessária.

Além de contar com processos alinhados com os responsáveis por cada etapa da transição, o treinamento dos colaboradores deve fazer parte dessa implantação.

Profissionais engajados podem contribuir, e muito, nesse sentido. Capacite e os ajude a tomar à frente para sanar dúvidas que possam surgir dentro da equipe durante o processo.

Organização ineficiente

É comum que, com os projetos de GED, as empresas queiram mais segurança aos seus documentos. Antes disso ocorrer, entretanto, é preciso organizar a própria empresa.

Isso é necessário quando se propõe uma revolução digital entre os corredores corporativos, pois o impacto é imediato — e igualmente imenso! A começar pelo volume de documentos físicos, que dará espaço ao armazenamento em nuvem, por exemplo.

Além disso, existe toda a migração do seu banco de dados, com cadastros e informações relevantes para que o processo, futuramente, seja ágil, organizado e seguro. Por isso, identifique as urgências e como será feita cada uma dessas transições ao apostar nos projetos de GED.

Poucos testes realizados

Atualmente, está cada vez mais nítida a necessidade de testar um produto ou serviço antes de implementá-lo. Prova disso são os softwares e aplicativos, que chegam às pressas ao mercado e frustram o consumidor com erros de usabilidade que poderiam ser antecipados.

Com projetos de GED, não é diferente. Antes de lançá-lo por completo na sua empresa, simule como será a nova rotina dos colaboradores. Teste situações de cadastro, edição, compartilhamento e armazenamento de documentos, enfim, todos os cenários possíveis, para que seja certificado o sucesso de cada tarefa.

Dessa maneira, a sua empresa, munida de projetos de GED eficazes, realmente irá rumar para uma empreitada de sucesso.

E para você, quais são os grandes motivos que podem levar os projetos de GED ao fracasso durante a implantação? Compartilhe conosco sua opinião nos comentários!

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