A digitalização vai organizar meus documentos?
22 de agosto de 2016 No Comments Gestão de Documentos Jonatas Wesley Gonçalves

Se sua empresa tem algum processo que envolva documentos você provavelmente precisa guardar esses documentos por algum tempo e as chances de eles ficarem desorganizados são grandes. A digitalização desses documentos ajuda a minimizar o problema, eliminando a necessidade de manipulação do documento físico e garantindo que eles permaneçam organizados.

Um problema maior do que se imagina

A desorganização do arquivo, documentos que se perdem e a falta de agilidade são problemas bem comuns e geralmente de conhecimento do administrador. O que não se tem é uma ideia de qual é o tamanho do problema, quanto custa para a empresa, governo ou organização e quanto isso afeta a qualidade do serviço prestado.

Façamos uma análise simples, quanto custa para um documento ser elaborado? Um documento que demande 2 horas de trabalho vai custar ao menos R$40,00, sem contar o custo de armazenamento e distribuição deste documento. Multiplique esse valor pelo número de documentos que você possui, e agora considere os dados abaixo:

  • Um empregado passa 60% do seu tempo trabalhando com documentos.
  • De 10% a 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa.
  • Empresas gastam cerca de 400 horas por ano procurando documentos.
  • Gasta-se em média R$360 reais para encontrar um documento perdido.
  • De cada 20 documentos 1 acaba se perdendo.
  • Gasta-se aproximadamente 25 horas para se recriar um documento perdido.
  • Cada arquivo de aço armazena uma média de 10 a 12.000 documentos, ocupam 3 metros quadrados e custam R$4.000 ao ano.


Fonte: Gartner Group, AIIM, US Dept of Labor, Imaging Magazine, Coopers & Lybrand

Como posso organizar os documentos da empresa?

Enquanto houverem pessoas envolvidas no processo de criação, armazenamento e manipulação dos documentos de sua empresa existirão documentos perdidos, desorganizados e mal arquivados. Apesar disso é possível minimizar esses problemas e ainda conseguir alguns benefícios durante o processo.

Para isso existem três ações, descritas a seguir, que ajudam a tratar o problema atual e se preparar para continuar crescendo e gerando mais e mais documentos de maneira organizada e eficiente.

Digitalização dos Documentos

Estabelecer um processo contínuo de digitalização do seu acervo de documentos e dos documentos novos, vai eliminar a maior parte do problema de manipulação contínua de documentos físicos.

Após a digitalização, transformação dos seus documentos físicos em digitais utilizando um scanner, o acesso a esses documentos passa a ser através de um computador, tablet ou smartphone, o que garante agilidade no acesso e torna desnecessária a retirada do documento do arquivo. Além de eliminar a possibilidade de extravio do documento durante a consulta, também se reduz o gasto com cópias, pois o mesmo pode ser disponibilizado para os colegas de trabalho, clientes e aos outros interessados por email, Skype ou outra ferramenta de comunicação que permita o envio de anexos.

A digitalização do seu acervo permite a eliminação de muitos documentos simples, que embora suas informações sejam de interesse da empresa e seu armazenamento seja necessário, o papel em si não precisa ser armazenado.

Uma reeducação daqueles que manipulam e trabalham com os documentos, para que passem a utilizar e distribuir os documentos por meios digitais pode gerar uma grande economia com impressões e cópias.

Se você tem alguma dúvida em como fazer o a digitalização dos seus documentos eu recomendo a leitura desse artigo: 5 dicas para melhorar a gestão de documentos

Utilização de documentos apenas digitais

A digitalização dos documentos é muito importante, mas existem alguns documentos que não precisam ser impressos. Impressões desnecessárias ,apenas para satisfazer o desejo de segurar um papel com as mãos, aumentam muito a quantidade de documentos armazenados e potencializa as chances de perda e desorganização.

Identificar quais documentos não precisam ser impressos e mantê-los apenas como arquivos no computador asseguram uma grande economia com impressões, pastas e espaço no arquivo de aço, além de induzir a utilização dos documentos digitalizados apenas através dos meios digitais.

Adotar um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos

O esforço realizado para digitalizar os documentos e alterar o modo de pensar e agir dos colaboradores pode acabar sendo desperdiçado sem um sistema de gestão de documentos. Existem vários cenários em que um servidor de arquivos atende as necessidades de armazenamento e distribuição dos arquivos e documentos digitalizados da empresa, mas todos eles pecam em segurança e praticidade.

Os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) fornecem as ferramentas ideais para auxiliar em todo o ciclo de vida do documento, desde sua criação ao descarte.

Além de facilitar o controle de seus documentos, dentro de um sistema GED é possível realizar pesquisas, até mesmo no conteúdo dos documentos digitalizados, controlar alterações, facilitar a distribuição interna e externa, e o mais importante, controlar quem tem acesso ao acervo.

Os sistemas mais modernos, que eu sua maioria trabalham na nuvem, reduzem o investimento para sua manutenção e garantem segurança redobrada, além de permitir o acesso aos documentos de qualquer lugar, inclusive por celular.

Essas são apenas algumas dicas de como melhorar a organização dos documentos de sua empresa.
Para receber saber mais como resolver seus problemas fale com Digitaldoc – Suluções em Documentos.

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