Seus documentos estão seguros?
15 de agosto de 2016 No Comments Gestão de Documentos Alexandre Heinen

Seus documentos estão seguros? E se, por acaso, alguém conseguir entrar em seu acervo? E se ocorrer algum acidente, como um incêndio por exemplo?

A segurança dos documentos da sua empresa é imprescindível para o futuro dela. Já imaginou o que pode ocorrer se você perder ou alguém não autorizado tenha acesso à algum documento muito importante da sua empresa?

Aumente a segurança do seu acervo

Limite o acesso ao acervo, de preferência à uma pessoa, isso aumenta a segurança, e também ajuda a manter uma organização melhor. É necessário ter um processo para acesso aos documentos, que deve sempre ser feito pelo responsável pelo acervo, tanto para retirada como devolução.

Tenha um sistema que limite o acesso ao acervo apenas ao arquivador e, se necessário, para o gerente, como chaves de acesso, fechadura eletrônica, cadeado, ou outra forma.

E se ocorrer algum acidente, como incêndio, inundação, infiltração? Ou se seus documentos sofrerem ataque de animais como traças ou roedores?

Há algumas técnicas que podem auxiliar na proteção, por exemplo, a pintura da parede com tinta intumescente que promove a inibição da ação do fogo, ou o uso de produtos impermeabilizantes para evitar infiltrações.

Além da pintura é recomendado também ter extintores e seguir à risca as recomendações dos bombeiros. Já contra animais o cuidado necessita ser mais constante, verifique se há locais onde possa haver a entrada deles, se possível faça dedetização regularmente, utilize veneno para rato.

Se possível tenha um sistema de ventilação, protegido contra a entrada de animais como ratos, por exemplo, isso ajuda na prevenção de traças e na preservação do estado físico dos documentos.

Já fiz isso, então meus documentos estão seguros!

Não necessariamente, essas são apenas algumas medidas que podem evitar algumas situações ou ajudar a amenizar as perdas, mas ainda assim podem surgir outros imprevistos.

E mesmo com essas medidas seus documentos ainda estão sujeitos a perda ou ações que podem danificá-los, como envelhecimento, rasgos, entre outras.

Digitalize e tenha mais segurança

Você deve estar se perguntando “Mas então o que eu faço?”. Uma forma que pode ajudar é a digitalização, que torna o arquivo digital, podendo ser armazenado em um computador ou servidor.

Com isso aumenta consideravelmente a segurança dos documentos, porém ainda é possível fazer melhor (sim, é possível), com a utilização de softwares que fazem a gestão eletrônica de documentos.

A maioria dos sistemas trabalha com servidores remotos, sendo acessados via internet, tendo protocolos rígidos de segurança, com replicação de dados em locais distintos geograficamente, sistemas de prevenção e contenção de incêndios e enchentes, muitas vezes mais seguros que organizações militares.

Mais agilidade e segurança

O Digitaldoc é um software específico para gestão eletrônica de documentos. Digitalize todo o seu acervo e armazene em um servidor na nuvem com segurança e praticidade, ou seja, você não precisará gastar com servidor nem se preocupar com backup, e ainda poderá ter acesso aos documentos de qualquer lugar a qualquer momento. Encontrar um documento será muito fácil e rápido, bastando apenas fazer uma pesquisa e em poucos segundos o terá na tela do seu computador.

Se quiser saber mais ou caso tenha alguma dúvida entre em contato conosco. Estamos à disposição para ajudar no que for preciso.

Contato: (45) 3264–2037.

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