5 dicas para melhorar a gestão de documentos
4 de agosto de 2016 No Comments Gestão de Documentos Nerisson Leonhart

Se sua empresa faz a guarda de documentos, você já deve ter percebido que quanto mais o tempo passa, mais difícil fica de localizá-los. O acervo vai ficando grande e se não for bem cuidado vira uma missão digna de herói encontrar algo especifico.

Pensando nisso, no post de hoje nós preparamos algumas dicas que podem lhe ajudar na gestão de documentos, e formas de como deixá-los mais seguros e com o acesso facilitado. Vamos lá?

#1 Separe seus documentos de acordo com uso

Crie uma lista para a gestão de documentos categorizando aqueles:

  • Que precisam ser guardados fisicamente: contratos e outros documentos que possuem assinaturas;
  • Que podem ser guardados em formato virtual: fichas cadastrais, por exemplo;
  • Que não precisam ser guardados após o uso ou virtualização: as copias de documentos.

# 2 Organize a guarda física dos documentos

Bom, como você não poderá livrar-se de todos, a melhor coisa a fazer é organizá-los para ter uma gestão de documentos , não é mesmo?

Centralize-os num único local: retire os documentos não utilizados de mesas e locais mal acondicionados. Defina uma sala com arquivos e crie uma forma de sumarizar as pastas e documentos (por ordem alfabética, data, etc.). Cada documento possui uma melhor forma de sumarizar.

Se você possuir um acervo muito grande, na sua gestão de documentos, mantenha-o acessível apenas a uma pessoa. Ela será a encarregada de armazená-los e por auxiliar em eventuais consultas: desta forma o arquivo vai se manter sempre organizado.

#3 Organize seus arquivos eletronicamente

  • Digitalize todos os documentos dos quais você precisa, inclusive aqueles que vão ser guardados fisicamente.  Além de ter uma cópia extra, você ganha comodidade e velocidade na busca. A sumarização das pastas e documentos não precisa seguir a mesma da guarda física.
  • Você pode criar a guarda utilizando uma pasta na rede, por exemplo, mas se deseja total controle e segurança na sua gestão de documentos, o ideal é contar com um software, uma vez que ele tem regras que ajudam na criação e manutenção do acervo.

#4  Elimine o papel

Depois de organizar o acervo físico e virtual, alguns documentos não vão precisar ser guardados após o uso ou virtualização. Portanto, elimine-os e ganhe espaço e agilidade na sua gestão de documentos.

Existem diversos tipos de documentos que são cópias simples, ou seja sem reconhecimento cartorário, que podem ser digitalizados e eliminados, liberando um espaço valioso nas empresas.

Os documentos fiscais também podem ser eliminados desde que obedecidas as regras de temporalidade. Nestes casos é importante que se verifique cada caso para evitar problemas futuros.

#5 Crie uma rotina de digitalização

Providencie um porta documentos para cada setor da sua empresa. Assim, os colaboradores podem colocar, ao longo do dia, os documentos que precisam ser digitalizados. Outra recomendação é definir um horário para que façam isso (próximo do final do expediente, por exemplo), pois assim você preserva a produtividade e evita que funcionários parem de trabalhar a todo o momento para fazer as digitalizações.

E você, como faz a gestão de documentos na sua empresa? Tem outra dica que possa ser útil? Conte pra gente pelos comentários ou entre em contato trocarmos experiências sobre boas práticas.

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